Noções de protocolo e técnicas de arquivo

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento.

Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.

Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.

PROTOCOLO

É a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao numero de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.

RECEBIMENTO

CLASSIFICAÇÃO (OSTENSIVO, SIGILOSO, PARTICULAR)

REGISTRO (CADASTRO DE CONTROLE, AUTOMATIZADO OU MANUAL)

MOVIMENTAÇÃO (DISTRIBUIÇÃO - EXPEDIÇÃO)

ARQUIVO

Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Edifício em que são guardados os arquivos. Móvel destinado à guarda de documentos. Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados como uma totalidade.

ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.Unidade administrativa ou órgão encarregado do arquivo corrente.

ARQUIVO CENTRAL - Unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos. 

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final. Unidade ou órgão responsável pelo arquivo intermediário. Arquivo Geral.

ARQUIVO HISTÓRICO - Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. Unidade administrativa ou órgão encarregado de arquivos permanentes. 

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:

a) Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.

b) Geográfico – também é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.

c) Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado. Pode ser dividido em três tipos: o numérico simples (para cada cliente existe um numero), o método numérico cronológico (além do numero observa-se também a data do documento), e o método dígito-terminal (os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, ou seja os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda, formando pares). Este método é geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com elemento principal número.

d) Assunto ou ideográficos – este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser apresentados alfabética ou numericamente. No caso da apresentação alfabética, utiliza-se a ordem alfabético-enciclopédica, quando os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente; ou a ordem dicionário, que ocorre quando os assuntos são dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqüencial das letras.

Planejamento de um Arquivo

• Objetivos e atividades
• Para qual usuário
• Características dos documentos
• Pessoal disponível para o arquivo
• Material, equipamentos e área disponível
• Previsão de desenvolvimento no futuro
• Grau de economia

Avaliação dos documentos

• Prazo de validade
• Tabela de temporalidade
• Plano para destruição
• Microfilmagem

Critérios para avaliação

• Elaborar códigos de assuntos
• Cada setor analisa os documentos próprios
• Cada setor faz sua proposta sobre o prazo administrativo
• Prazos legais: consultar setor jurídico

MICROFILMAGEM

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico sendo juridicamente amparada.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas e a baixo custo.

O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

O microfilme cópia se destina ao manuseio diário, ao passo que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das informações.

Vantagens

• Confiabilidade: durabilidade superior a 100 anos e reconhecimento legal.

• Norma ISO: o microfilme é uma mídia compatível. Garantia de imutabilidade.

• Baixo custo: armazenamento eficiente a um custo muito baixo por imagem.

• Reproduzível: facilidade de reproduzir um microfilme e de reversão ao papel.

• Digitalizável: pode ser convertido em dados eletrônicos.

Fonte:

https://www.youtube.com/watch?v=cB14o_u_ows
http://fretecomlucro.com/organizacao-de-documentos/
http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=24